Wer als Vermieter die Betriebskosten für das Kalenderjahr 2025 abrechnet, hat dafür noch bis zum 31. Dezember 2026 Zeit. Danach ist eine Nachzahlung des Mieters in aller Regel verloren, auch wenn die Kosten tatsächlich angefallen sind. Ein Guthaben des Mieters muss der Vermieter dagegen auch nach Fristablauf noch auszahlen. Es lohnt sich deshalb, die Abrechnung nicht auf die Weihnachtstage zu schieben. Hinzu kommen für 2025 einige Besonderheiten, vor allem bei der Grundsteuer, die in Krefeld derzeit für Unruhe sorgt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Abrechnung für 2025 muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2026 zugehen. Das rechtzeitige Absenden genügt nicht.
- Nach Fristablauf kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er trotzdem erstatten.
- Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Inhaltliche Fehler lassen sich bis zum Fristende korrigieren, danach zulasten des Mieters nur noch, wenn der Vermieter den Fehler nicht zu vertreten hat.
- Für 2025 zu beachten: die reformierte Grundsteuer, das erste volle Jahr ohne Kabelgebühren und die Pflichtangaben zu den CO2-Kosten in der Heizkostenabrechnung. In Krefeld gilt seit 2026 ein einheitlicher Grundsteuer-Hebesatz von 680 Prozent; das sollten Vermieter bei den Vorauszahlungen berücksichtigen.
Die Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
Über Vorauszahlungen auf die Betriebskosten muss der Vermieter jährlich abrechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB).
- Kalenderjahr 2025: Die Abrechnung muss bis Donnerstag, 31. Dezember 2026, beim Mieter sein.
- Abweichender Zeitraum: Wer etwa vom 1. Juli bis 30. Juni abrechnet, für den lief die Frist für den Zeitraum 2024/2025 bereits am 30. Juni 2026 ab.
- Ausgezogene Mieter: Auch wer 2025 ausgezogen ist, bekommt eine Abrechnung. Die Frist gilt hier genauso. Besorgen Sie sich rechtzeitig die neue Anschrift.
Der Ausschluss betrifft nur Nachforderungen des Vermieters. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, hat der Mieter auch nach Fristablauf einen Anspruch darauf.
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter
Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugeht. Bedient sich der Vermieter der Post, ist die Post insoweit sein Erfüllungsgehilfe; Verzögerungen oder ein Verlust auf dem Postweg gehen zu seinen Lasten (BGH, Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08). Den Zugang muss im Streitfall der Vermieter beweisen.
Vorsicht beim Einwurf-Einschreiben
Lange galt das Einwurf-Einschreiben als sicherer Zustellweg. Der Bundesgerichtshof hatte für das frühere Verfahren der Post, bei dem der Zusteller ein Etikett erst beim Einwurf auf den Auslieferungsbeleg klebte, einen Anscheinsbeweis für den Zugang anerkannt, wenn der Absender den Einlieferungsbeleg und eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vorlegt (Urteil vom 27. September 2016, II ZR 299/15).
Das Bundesarbeitsgericht sieht das für die heutige Praxis anders. Einlieferungsbeleg und online abrufbarer Sendungsstatus genügen nicht (Urteil vom 30. Januar 2025, 2 AZR 68/24). Auch der elektronische Auslieferungsbeleg im heutigen Scan-Verfahren begründet keinen Anscheinsbeweis, weil der Zusteller die Zustellung dort bereits vor dem eigentlichen Einwurf bestätigte (Urteil vom 7. Mai 2026, 2 AZR 184/25). Die Post hat ihr Verfahren nach Presseberichten inzwischen nachgebessert; ob die Gerichte das neue Verfahren als Nachweis anerkennen, ist noch offen. Die Urteile stammen aus dem Arbeitsrecht, die Frage des Zugangsbeweises stellt sich im Mietrecht aber genauso.
Hinzu kommt: Ein Einschreiben belegt allenfalls, dass ein Brief angekommen ist, nicht, was darin war. Beim Einschreiben mit Rückschein geht der Brief erst zu, wenn der Mieter ihn tatsächlich entgegennimmt oder abholt; holt er ihn nicht ab, ist er grundsätzlich nicht zugegangen.
In der Praxis heißt das: Planen Sie die Zustellung nicht für die letzten Tage des Jahres. Am sichersten ist die persönliche Übergabe oder der Einwurf durch einen Boten. Der Bote sollte die Abrechnung selbst gelesen und kuvertiert haben, den Einwurf mit Datum, Uhrzeit und Anschrift dokumentieren und später als Zeuge zur Verfügung stehen; eigene Mitarbeiter oder Bekannte sind dafür oft besser geeignet als ein anonymer Kurierdienst. Ob ein Brief, der am Silvesterabend in den Briefkasten geworfen wird, noch am selben Tag zugeht, ist eine Frage, die man nicht vor Gericht klären möchte.
Was eine Abrechnung enthalten muss, damit sie die Frist wahrt
Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Nach der Rechtsprechung des BGH muss sie mindestens enthalten:
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
- die verwendeten Umlageschlüssel und, soweit nötig, ihre Erläuterung,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- den Abzug seiner Vorauszahlungen.
Die Anforderungen sind nicht hoch. Hat der Vermieter Gesamtkosten vorab um nicht umlagefähige Anteile bereinigt, genügt es, den umgelegten Betrag je Kostenart anzugeben; die einzelnen Rechenschritte muss er nicht offenlegen (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15). Ob die Zahlen stimmen, ist eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit.
Diese Unterscheidung ist wichtig: Eine formell ordnungsgemäße, aber inhaltlich fehlerhafte Abrechnung wahrt die Frist. Der Vermieter kann sie bis zum Fristende korrigieren. Danach ist eine Korrektur zulasten des Mieters ausgeschlossen, wenn der Vermieter den Fehler zu vertreten hat (BGH, Urteil vom 17. November 2004, VIII ZR 115/04). Ein falscher Umlageschlüssel ist nach dieser Entscheidung ein inhaltlicher und kein formeller Fehler.
Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Auf Verlangen muss der Vermieter ihm Einsicht in die Belege gewähren; seit dem 1. Januar 2025 darf er die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
Vermietete Eigentumswohnung: Warten auf die WEG-Abrechnung schützt nicht
Vermieter einer Eigentumswohnung sind auf die Jahresabrechnung der Gemeinschaft angewiesen. Kommt sie zu spät, verschiebt das die mietrechtliche Frist trotzdem nicht. Der Vermieter muss grundsätzlich auch dann fristgerecht abrechnen, wenn über die Jahresabrechnung der Gemeinschaft noch nicht beschlossen ist (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Eine spätere Nachforderung ist nur möglich, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das muss er konkret darlegen und beweisen. Der Hinweis auf einen Verwalterwechsel oder eine späte Abrechnung der Verwaltung reicht dafür nicht; der Vermieter muss zeigen, was er selbst unternommen hat, um rechtzeitig abrechnen zu können.
Aus meiner Erfahrung als Verwalter: Fragen Sie frühzeitig bei der Hausverwaltung nach, wann die Jahresabrechnung kommt, und lassen Sie sich notfalls die Kostenaufstellung und die Belege vorab geben. Zeichnet sich ab, dass die Abrechnung der Gemeinschaft nicht rechtzeitig vorliegt, sollten Sie das dokumentieren und auf Grundlage der verfügbaren Unterlagen abrechnen. Rund um die Gemeinschaft berate ich unter WEG-Recht, für Verwaltungen unter Rechtsberatung für Hausverwaltungen.
Was bei der Abrechnung für 2025 zu beachten ist
Grundsteuer: neue Hebesätze in Krefeld
Die Grundsteuer ist umlagefähig (§ 2 Nr. 1 Betriebskostenverordnung). Für 2025 gelten erstmals die Bescheide nach der Grundsteuerreform. Krefeld hatte dafür 506 Prozent für Wohngrundstücke und 995 Prozent für Nichtwohngrundstücke festgesetzt, zu denen auch gemischt genutzte Grundstücke zählen. Das Verwaltungsgericht Düsseldorf hält die unterschiedlichen Hebesätze vor allem wegen der Belastung gemischt genutzter Grundstücke für gleichheitswidrig und hat einen Bescheid für 2025 aufgehoben (Urteil vom 24. August 2026, 5 K 3134/25; soweit bekannt nicht rechtskräftig).
Legen Sie die Grundsteuer für 2025 so um, wie sie festgesetzt ist. Wird ein Bescheid später geändert, können Sie die Nachzahlung oder Erstattung bei einer Abrechnung nach dem Abflussprinzip in der Abrechnung des Jahres berücksichtigen, in dem das Geld fließt. Der BGH hält diese Methode grundsätzlich für zulässig (Urteil vom 20. Februar 2008, VIII ZR 49/07); offen gelassen hat er, ob bei einem Mieterwechsel in besonderen Ausnahmefällen etwas anderes gilt. Für Heizkosten gilt das Abflussprinzip nicht. Wer nach dem Jahr abrechnet, in dem die Kosten entstanden sind, kann eine rückwirkende Erhöhung auch nach Fristablauf noch nachfordern, muss das aber im Regelfall innerhalb von drei Monaten tun (BGH, Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24).
Für die Praxis wichtiger: Für 2026 gilt in Krefeld ein einheitlicher Hebesatz von 680 Prozent. Für Wohngrundstücke steigt die Grundsteuer damit gegenüber 2025 um gut ein Drittel. Passen Sie die Vorauszahlungen mit der Abrechnung für 2025 an; das geht durch Erklärung in Textform (§ 560 Abs. 4 BGB). Einen bereits vorliegenden höheren Bescheid dürfen Sie dabei berücksichtigen, einen pauschalen Sicherheitszuschlag dagegen nicht (BGH, Urteil vom 28. September 2011, VIII ZR 294/10).
Keine Kabelgebühren mehr
Die laufenden Gebühren für den Kabel-TV-Empfang dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Betriebskosten umgelegt werden; 2025 ist das erste volle Abrechnungsjahr ohne sie. Umlagefähig bleiben können etwa die Kosten einer Gemeinschaftsantenne, der Betriebsstrom einer Verteilanlage sowie unter engen Voraussetzungen ein vereinbartes Bereitstellungsentgelt für einen neuen Glasfaseranschluss (§ 556 Abs. 3a BGB, § 2 Nr. 15 Betriebskostenverordnung). Prüfen Sie im Einzelfall, welche Positionen Ihr Anbieter abrechnet.
Heizkosten: CO2-Kosten und Verbrauchsinformation
Seit 2023 werden die CO2-Kosten für Heizung und Warmwasser zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. In der Heizkostenabrechnung muss der Vermieter den Anteil des Mieters an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen angeben (§ 7 Abs. 3 CO2-Kostenaufteilungsgesetz). Fehlt das, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2-Kostenaufteilungsgesetz).
Ein Kürzungsrecht von ebenfalls 3 Prozent hat der Mieter, wenn die vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung fehlt oder die vorgeschriebenen Verbrauchs- und Abrechnungsinformationen fehlen oder unvollständig sind (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 Heizkostenverordnung). Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, beträgt die Kürzung 15 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 1 Heizkostenverordnung). Prüfen Sie die Abrechnung Ihres Messdienstleisters daher, bevor Sie sie weitergeben.
Die mit dem Gebäudemodernisierungsgesetz eingeführte Kostenteilung für neu eingebaute Gas- und Ölheizungen greift erst ab 2028 und spielt für die Abrechnung 2025 keine Rolle.
Checkliste für Vermieter
- Abrechnungszeitraum und Fristende notieren; für 2025 ist das der 31. Dezember 2026.
- Rechnungen, Grundsteuerbescheid, Heizkostenabrechnung und bei Eigentumswohnungen die Unterlagen der Hausverwaltung vollständig zusammentragen.
- Formelle Mindestangaben prüfen: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters, Vorauszahlungen.
- Kabel-TV-Gebühren herausnehmen, CO2-Angaben in der Heizkostenabrechnung kontrollieren.
- Anschriften ausgezogener Mieter ermitteln.
- Zustellung per Boten bis spätestens Mitte Dezember, mit Protokoll; ein Einwurf-Einschreiben allenfalls zusätzlich.
- Vorauszahlungen mit der Abrechnung anpassen, in Krefeld vor allem wegen der höheren Grundsteuer 2026.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Dann kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters muss er dennoch auszahlen.
Reicht es, die Abrechnung am 31. Dezember zur Post zu geben?
Nein. Entscheidend ist, dass sie dem Mieter bis zum 31. Dezember zugeht. Verzögerungen bei der Post gehen zulasten des Vermieters.
Genügt ein Einwurf-Einschreiben als Nachweis?
Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Nach der neueren Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts begründen weder der Sendungsstatus noch der elektronische Auslieferungsbeleg im Scan-Verfahren einen Anscheinsbeweis für den Zugang. Sicherer ist die Zustellung durch einen Boten, der den Einwurf dokumentiert.
Kann ich eine fehlerhafte Abrechnung noch korrigieren?
Bis zum Ende der Abrechnungsfrist ja. Danach ist eine Korrektur zulasten des Mieters nur noch möglich, wenn der Vermieter den Fehler nicht zu vertreten hat; eine Korrektur zugunsten des Mieters bleibt möglich.
Bis wann kann der Mieter Einwendungen erheben?
Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung. Geht die Abrechnung für 2025 im Dezember 2026 zu, hat der Mieter bis Ende Dezember 2027 Zeit.
Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, bevor die Frist abläuft? Ich prüfe Ihre Abrechnung auf formelle Fehler und unterstütze Sie bei der Durchsetzung von Nachforderungen. Mehr dazu unter Mietrecht für Vermieter.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Autor: Rechtsanwalt Nils Versteeg, Krefeld. Mitglied im Krefelder Anwaltverein und in der Arbeitsgemeinschaft Mietrecht und Immobilien im Deutschen Anwaltverein; führt seit 2023 zudem eine eigene Hausverwaltung. Mehr über mich.